ProximaIT Blog

Ticketing systém - váš verný pes

Publikované: 15. júna 2016

Dôverne to poznáte. Všade kopec poznámok, odkazov, dôležitých dátumov, termínov. V hlave, v zošite, v kalendári, na farebných papierikoch... Čím je firma väčšia a jej štruktúra zložitejšia, tým je ich viac.

Mať poriadok vo vnútrofiremnej spolupráci a komunikácii je základ úspešnosti a dôveryhodnosti firmy. Veľkým prínosom v tejto oblasti sú Ticketing systémy, ktoré do práce vnášajú systém a poriadok. Nie, že by ste v práci systém nemali :-), ale v porovnaní s "ovlajočkovanými" emailami v Outlooku otvárajú Ticketing systémy oveľa širšie možnosti.

Dovolíme si tvrdiť, že používanie Ticketing systému ovplyvní aj váš spôsob myslenia. Keď si naň zvyknete, stane sa jedným z centrálnych pilierov fungovania firmy. Výsledkom bude, že budete s vašou prácou spokojnejší, čo pocítia všetci naokolo.

Čo dokáže systém, ktorý vám ponúkame?

Poriadok, prehľad

Úloha v systéme Jira

"Ticket", alebo aj "úloha" je miesto, kde sa zbiehajú všetky informácie, ktoré sú pre úlohu (napr. vypracovať cenovú ponuku, vyriešiť reklamáciu, navrhnúť strojný dielec a pod.) relevantné. Kto a kedy úlohu zadal, kto je za ňu momentálne zodpovedný, dokedy musí byť hotová. Všetka komunikácia, prílohy (faktúry, ponuky, nákresy), príbuzné a čiastkové úlohy... všetko sa nachádza na jednom mieste. Nie v prílohách vašich emailov či v pošte vašich kolegov, ktorí sú momentálne na dovolenke, ani uložené "niekde" v počítači.

O úlohe môžete v systéme s kolegami diskutovať (podobne ako emailom) - informácie budú dostávať len spolupracovníci, ktorí sú zainteresovaní. Diskusia tvorí súčasť úlohy, čo znamená, že si možno spätne pozrieť, čo, kto a kedy k úlohe povedal, kto ju odsúhlasil, skontroloval, kedy sa zákazník prípadne sťažoval a ako ste to celé doriešili.

Jasné priority

Priority úloh

Každá úloha má určenú prioritu. Keď si ráno zapnete počítač, ihneď viete, že sa musíte najskôr venovať úlohe, ktorú vám o tretej ráno priradil šéf.

Zastupovanie, výpomoc kolegu, eskalácia

Idete na dovolenku, ale tri úlohy musia byť na budúci týždeň hotové... Nebudete musieť preposielať kolegovi všetky emaily, rozpracované cenové ponuky, vysvetľovať mu, na čom ste sa so zákazníkom už dohodli, ani to, že šéf prvú zákazku už odsúhlasil. Jednoducho mu tie tri úlohy preradíte. Všetko relevantné tam sám nájde.

Jasné zodpovednosti, eliminácia konfliktov

S kolegom ste sa na porade dohodli, že sa na tú-ktorú úlohu pozrie on. Ak mu úlohu v systéme hneď preradíte, bude každému jasné, že to týždeň stálo uňho, a nie u vás.

Vnútrofiremné procesy

Pracovný postup

Ak niektoré úlohy, ktoré riešite, majú jasné, predpísané kroky, je dobré, ak sa ich dodržiavanie podporí business procesom v systéme. Odsúhlasovanie, odhady pracnosti, výstupná kontrola, fakturácia, kontrola úhrady... o každom kroku si budete vedieť neskôr zistiť, kto a kedy ho vykonal.

Archív

Systém automaticky tvorí archív, kde si možno spätne dohľadať relevantné informácie pre prípad reklamácie, či neskorších požiadaviek. "Aké otázky sme už riešili so zákazníkom X?" "Nemali by sme ho priradiť inému Key Account Managerovi?" Všetky detaily ukončených úloh, spolu s prílohami a všetkou komunikáciou, sú ľahko dostupné.

Vhľad do fungovania firmy, transparentnosť

Koľko reklamácií vyriešili jednotliví zamestnanci reklamačného oddelenia za posledné 3 mesiace? Stačí niekoľko kliknutí a informáciu máte k dispozícii. Alebo by ste ju radšej dostávali automaticky každé tri mesiace emailom?

"Naši zamestnanci míňajú na riešenie problémov s dodávateľom A dvojnásobok času v porovnaní s dodávateľom B." Aj toto zistenie možno jednoducho zo systému "vydolovať".

Time tracking, fakturácia

Ak sa rozhodnete systém používať aj na sledovanie času stráveného na úlohách, otvoria sa vám nové možnosti. Viete napríklad jednoducho zistiť, koľko odpracovaných hodín zákazníkovi vyfakturovať. Ďalšie dostupné štatistiky vám prezradia aj to, ktorý zamestnanec je rýchly, a ktorý je pomalší (čiže dôkladnejší!:-)

Ostatné drobnosti

Náš systém je vám k dispozícii, samozrejme, v slovenčine.

Systém prirodzene nadväzuje na zaužívanú komunikáciu pomocou emailu. Elektronická pošta tvorí jeden z jeho komunikačných kanálov.

Extrémne silným nástrojom je vyhľadávanie úloh, ktoré je k dispozícii v dvoch podobách - pre bežných používateľov a pre expertov. Bežní používatelia vypĺňajú jednoduchý vyhľadávací formulár, experti sa vedia systému "spýtať" aj na zložité otázky.

Systém je vhodný aj na mimofiremnú komunikáciu - napr. s častými dodávateľmi.

Prispôsobiteľnosť konkrétnym požiadavkám vašej firmy je jeho ďalšou silnou stránkou. Všetky možnosti, ako napríklad dodatočný údaj v úlohe, špeciálny procesný krok, automatická emailová notifikácia, pripomienka po uplynutí termínu a podobné, sú vám k dispozícii.

Bol by pre vás Ticketing systém vhodným nástrojom?
Radi sa o tom s vami prídeme porozprávať osobne.

Kontaktujte nás!


E-Mail
info@proximait.com

Telefón
+421 917 472546


Mohlo by vás zaujímať...